Google vient de lancer Simplicity Sprints. Voici votre version de bricolage

À la fin de Juillet, Google a annoncé son premier Simplicity Sprint, qui vise « de meilleurs résultats en moins de temps ». Selon le PDG Sundar Pichai, Simplicity Sprints incitera les employés à travailler avec une clarté et une efficacité accrues ; identifier les dos d'âne qui pourraient être supprimés pour des résultats meilleurs et plus rapides ; et comment adopter une approche entrepreneuriale pour éliminer les déchets.

La plupart d'entre nous ne simplifions pas notre propre travail parce que nous ne savons pas par où commencer. Que devez-vous simplifier en premier ? Et comment prenez-vous le temps de le faire ? Aussi, comment savez-vous ce qui est de la bureaucratie d'entreprise par rapport au travail que vous êtes autorisé à modifier ?

J'ai posé ces mêmes questions il y a dix ans lorsque j'ai commencé à interviewer des gens du monde entier pour savoir ce qui est devenu Pourquoi Simple Wins. Étonnamment, j'ai rencontré très peu de solutions à la complexité du lieu de travail. Hormis la méthodologie logicielle Agile et Lean Six Sigma - synonymes de grands fabricants dans les années 90 - les organisations n'avaient pas beaucoup d'options pour simplifier.

Aujourd'hui, vous n'avez pas besoin d'une armée de chefs de projet ou de consultants coûteux pour simplifier votre journée de travail. Tout ce dont vous avez besoin est le désir d'apporter des changements - et la volonté d'essayer les sprints de bricolage ci-dessous.

1. Simplifiez tout formulaire/document/rapport qui nécessite plus de 30 minutes ou trois employés. Quels documents, formulaires ou rapports prennent du temps pour votre organisation ? Savez-vous si d'autres équipes dupliquent le même effort ou les mêmes données ? Trouvez des opportunités immédiates de simplification en répertoriant chaque formulaire/document/rapport qui prend plus de 30 minutes ou nécessite plus de trois membres de l'équipe à remplir.

À partir de là, décidez lesquelles de ces tâches pourraient être rationalisées, interrompues ou éliminées. Si vous avez besoin de l'adhésion de quelqu'un de plus haut placé, utilisez un langage axé sur les solutions pour formuler votre demande (par exemple, "ce changement permettra à notre équipe de consacrer X heures hebdomadaires à des objectifs stratégiques comme Y ou Z"). Si personne ne manque la tâche d'ici le trimestre suivant et qu'il n'y a pas d'impact négatif, prenez des mesures pour la supprimer définitivement.

2. Encouragez et récompensez les employés qui créent des solutions de contournement qui simplifient un processus frustrant ou une tâche chronophage. Lorsque nos employés créent des solutions de contournement, c'est un signe qu'un processus ou un système ralentit leur flux de travail. En supposant que la santé ou la sécurité de personne ne soit mise en danger, je suis un grand fan des solutions de contournement. Ils existent à l'intersection de la simplification et de l'innovation en tant qu'opportunités de responsabiliser les membres de l'équipe et d'améliorer la productivité organisationnelle.

Pour commencer à éliminer les goulots d'étranglement ainsi que récompensant ceux qui simplifient votre entreprise, annoncez un concours mensuel pour la solution de contournement la plus efficace. Invitez des personnes de tous les domaines et de tous les niveaux de votre entreprise et supprimez les noms/unités des participants des soumissions pour éviter les préjugés des juges. Les critères de « la plus efficace » varieront en fonction de votre secteur et de la taille de votre organisation, mais assurez-vous que la récompense pour les solutions de contournement sera réellement motiver vos employés.

3. Organisez des sessions de simplification hebdomadaires ou mensuelles. Invitez les employés et la direction à se préparer à identifier une tâche, une réunion ou un processus inutilement compliqué ou redondant. L'objectif est d'éliminer, d'externaliser ou de simplifier autant de ces tâches que possible pendant la session. Envisagez d'organiser ces rassemblements sur place sous la forme d'un happy hour à 4 heures - la bière et les collations gratuites ont tendance à encourager la participation - ou planifiez-les à l'heure d'or pour vos équipes distribuées.

Chaque organisation veut de meilleures performances. Et la simplicité est votre voie à suivre. En commençant par les trois tactiques ci-dessus, vous pouvez commencer à éliminer la complexité et à créer de l'espace pour un travail plus significatif. Non seulement vous pouvez mener ces sprints de manière virtuelle, en personne ou hybride, mais vous pouvez également les échanger contre des réunions ou des rapports improductifs que vous et votre équipe éliminez.