4 conseils pour booster votre crédibilité

Communiquer efficacement est sans doute l'une des compétences les plus importantes pour votre réussite au travail et dans le reste de votre vie. Lorsque vous pouvez articuler votre point de vue, exprimer de la compassion et présenter votre cas avec brio, vous renforcez la crédibilité, la confiance, les relations et faites progresser votre carrière.

Mais malheureusement, la communication peut aussi être difficile - avec trop peu de temps, trop de clivages entre les personnes et tant d'idées complexes à partager. Mais une nouvelle étude démontre quels types de communication les gens apprécient et donc comment vous pouvez mieux travailler avec les autres et en récolter les bénéfices.

La communication a de grands impacts

Les compétences en communication ont une incidence importante sur l'efficacité et la crédibilité. En fait, lorsque les dirigeants sont perçus comme communiquant plus efficacement, avec plus de chaleur et d'autonomie, les membres de l'équipe sont plus engagés, efficaces et même optimistes, selon une étude de Université de Bologne et Wilmar Schaufeli de l'Université d'Utrecht.

Et dans une autre étude du Université de Münster, les gens ont jugé le style de communication au-dessus des références professionnelles pour évaluer la fiabilité et la crédibilité du contenu et des experts.

Le projet

La communication est un défi pour beaucoup, cependant, et 59 % des travailleurs du savoir s'inquiètent de l'efficacité réduite de la communication, d'autant plus qu'ils travaillent de manière hybride, selon une étude de gramaticalmente. Les chefs d'entreprise de l'étude estiment que les membres de leur équipe perdent en moyenne 7.5 heures par semaine en raison d'une mauvaise communication, 72 % d'entre eux déclarant que leur équipe a eu du mal à communiquer efficacement.

De plus, 90 % des personnes interrogées ont déclaré qu'une mauvaise communication avait des impacts négatifs tels que l'augmentation des coûts (45 %), les délais non respectés (39 %), la baisse de la réputation de la marque (34 %) ou la réduction de la productivité (28 %). Et une étude de Pumble ont montré que 86 % des personnes pensent que le manque de compétences efficaces en matière de communication et de collaboration sont les principales causes d'échec sur le lieu de travail, et que lorsque les équipes communiquent efficacement, cela peut augmenter la productivité jusqu'à 25 %.

Mieux communiquer

Mais il est possible de communiquer plus efficacement et de profiter de plus de récompenses de la communication, comme une plus grande crédibilité et de meilleures relations également.

#1 – Soyez sélectif

Le courrier électronique peut avoir mauvaise réputation en tant que perte de temps, mais la plupart des gens le préfèrent. En effet, selon une étude de Carrière en direct, c'est en haut de la liste en termes de façon dont les gens veulent communiquer au travail. Voici les formes de communication professionnelle préférées des gens :

• E-mails, 49 %
• Appels téléphoniques, 23 %
• Applications de messagerie instantanée, 21 %

Et dans un monde avec trop de réunions, le courrier électronique peut être une alternative bienvenue. Dans une étude de mmhmm, 57 % des personnes interrogées ont déclaré qu'une réunion aurait pu être évitée en utilisant un e-mail, souvent ou très souvent.

Soyez conscient de ce que les gens préfèrent en général et utilisez les e-mails en toute confiance, en particulier lorsque les e-mails peuvent remplacer une réunion. De plus, utilisez la règle de cinq avec le courrier électronique. Si un e-mail prend plus de cinq minutes à lire, comprend plus de cinq lignes ou nécessite plus de cinq échanges pour être résolu, il peut être préférable de décrocher le téléphone. D'un autre côté, si vous avez besoin de communiquer beaucoup de détails auxquels les gens devront se référer plus tard, le courrier électronique peut être le mode de communication idéal.

Mais tenez également compte de ce que les individus préfèrent. Pour certains, envoyer des SMS à des fins professionnelles est une violation inappropriée des limites, mais pour d'autres, c'est bien accepté. Ou dans certains cas, vous pouvez manquer quelqu'un avec un chat Teams, mais les attraper facilement par e-mail. Et pour le vendeur qui est toujours dans sa voiture, les appels téléphoniques peuvent mieux fonctionner.

#2 – Passer en direct

Bien qu'une grande partie du travail ait été effectuée à distance, la communication en direct a toujours une valeur énorme. Selon l'étude LiveCareer, 83 % des personnes interrogées ont convenu que la communication en ligne était plus susceptible de provoquer des malentendus que la communication en personne. Fait intéressant (ou effrayant), cela était particulièrement vrai dans le domaine de la santé, où 97 % pensaient que la communication en ligne était source de confusion.

Et 81% des personnes ont trouvé que la communication en ligne prenait plus de temps que la communication en personne. La connexion peut prendre plus de temps, mais une fois que vous l'aurez fait, vous trouverez probablement qu'il est plus facile de résoudre des questions ou de partager des informations en personne.

La magie de la communication en face-à-face réside bien sûr dans la densité des informations sur lesquelles vous êtes capable de travailler. Vous pouvez partager les nuances d'informations et les émotions associées à un problème et obtenir rapidement une résolution lorsque vous pouvez inclure les informations non verbales issues des discussions en direct. Même les appels téléphoniques permettent une plus grande densité d'échange d'informations grâce au ton de la voix, à la vitesse de la parole ou aux pauses dans la conversation.

Et les discussions en direct permettent également de nouer des relations plus efficacement. Lorsque vous partagez un roulement d'yeux ou un haussement d'épaules, vous faites confiance à quelqu'un avec vos émotions ou votre incertitude. Lorsque vous vous penchez en avant, établissez un contact visuel, offrez de la compassion ou riez ensemble, vous démontrez votre attention et votre présence avec quelqu'un.

Alors, présentez-vous au bureau, appelez quelqu'un sur votre plateforme vidéo ou décrochez le téléphone afin de résoudre les problèmes.

#3 – Investir du temps

Si vous passez du temps à consulter vos e-mails, vous êtes en bonne compagnie. La plupart des gens (40 %) passent deux à trois heures par jour à consulter leurs e-mails. Viennent ensuite 33 % des personnes qui n'y ont consacré qu'une ou deux heures.

Le temps que les gens passaient à consulter leurs e-mails était en partie basé sur l'ancienneté. Ceux qui n'avaient qu'un ou deux ans d'expérience professionnelle consacraient le moins de temps à consulter leurs e-mails et ceux qui avaient le plus d'ancienneté y consacraient le plus de temps. Cela peut être basé sur le trafic de courrier électronique qu'ils ont reçu ou sur les postes qu'ils occupaient. Si les gens élargissent leurs relations et leur influence sur leur carrière, ils peuvent être dans plus de boucles de communication ou de courrier électronique, nécessitant leur temps et leur attention.

Il est apparemment difficile de nettoyer la boîte e-mail. Malgré les 69 % de personnes qui passent une à trois heures à trier et à supprimer des e-mails chaque semaine, seuls 38 % ont déjà eu le goût sucré de la "boîte de réception zéro" sans e-mail dans leur file d'attente.

Communiquer efficacement prend du temps, mais cela en vaut également la peine. Les dirigeants qui sont présent et accessible ont tendance à être ceux à qui on fait le plus confiance. Et les collègues qui sont réactifs et bons dans le suivi sont ceux avec qui les gens préfèrent travailler. Les habitudes qui vous rendent plus accessible et réactif réduisent les biais de proximité et renforcent votre crédibilité.

Alors parcourez les mails et répondez rapidement à ceux qui sont faciles ou sur lesquels des personnes vous attendent pour continuer leur propre travail. Priorisez ensuite les e-mails qui sont importants, mais qui demanderont plus de temps ou de concentration. Et regroupez-les afin de pouvoir définir des blocs de temps pour répondre lorsque vous avez une période ciblée.

#4 – Soyez réactif

Les attentes en matière de temps de réponse aux e-mails se sont intensifiées, la majorité des personnes souhaitant une réponse à un e-mail en quelques heures :

• 1 à 2 heures, 19 %
• 3 à 6 heures, 39 %
• 7 à 12 heures, 32 %
• 13 à 23 heures, 7 %
• 24 heures et plus, 3 %

De plus, les gens répondent fréquemment aux e-mails en dehors des heures de travail, 84 % d'entre eux déclarant vérifier leurs boîtes de réception professionnelles en dehors des heures de travail. Lorsqu'on leur a demandé à quelle fréquence ils consultaient leurs e-mails, 49 % ont déclaré qu'ils vérifiaient leurs e-mails toutes les quelques heures, 20 % vérifiaient toutes les heures et 24 % vérifiaient une fois par jour.

Votre meilleur pari sera de consulter vos e-mails à un rythme qui correspond aux exigences de votre travail et à votre style. Si vous occupez un poste qui nécessite un suivi plus immédiat, vous voudrez évidemment vérifier plus souvent. Mais vous pouvez également tenir compte de votre propre préférence pour les limites.

Pour certaines personnes, vérifier plus régulièrement soulage en fait le stress – faire avancer les choses et se décharger de leurs assiettes et offrir de la satisfaction. Pour d'autres personnes, il peut être préférable de définir des conteneurs de temps pendant la journée où vous pouvez répondre à tous les e-mails en même temps.

Vous pouvez également établir des limites avec vos collègues. Soyez transparent sur la façon dont vous aimez recevoir des communications, sur la fréquence à laquelle vous vérifierez et sur ce à quoi les gens peuvent s'attendre en termes de suivi. Être ouvert sur vos approches du travail peut vous aider, vous et vos collègues, à être plus efficaces, en sachant à quoi vous attendre les uns des autres.

L'équilibre

Votre crédibilité professionnelle repose sur de nombreux facteurs, mais le suivi, le suivi et une excellente communication sont en tête de liste en ce qui concerne la façon dont les gens vous apprécieront, apprendront à compter sur vous et désireront travailler avec vous.

Fixez-vous des limites saines, mais tenez également compte de ce dont vos coéquipiers ont besoin pour réussir. Équilibrer vos besoins et ceux des autres contribue à votre réussite, mais aussi à votre bonheur et à votre épanouissement.