Pour une communication efficace, le ton (surprise !) compte le plus : 5 stratégies pour l'efficacité

Vous savez que la communication est essentielle à votre crédibilité et à votre efficacité, mais comme tant d'autres choses au cours des dernières années, son importance a augmenté et sa nature a changé. Avec le travail hybride et à distance, la distance crée le besoin de communiquer de nouvelles façons et en mettant davantage l'accent sur l'écriture et les approches asynchrones.

Fait intéressant, la communication contribue à la santé mentale, inclusivité, confiance, rétention et culture. Et un élément de communication ressort : le ton. La façon dont votre message est cadré et comment il est perçu par les destinataires peut faire toute la différence dans votre succès et le leur.

La communication réduit la distance

De nouvelles opportunités de travailler loin du bureau, depuis des lieux éloignés et à distance ont mis en évidence les impacts de la communication. Selon de nouvelles données de La grammaire et le sondage Harris, 82 % des travailleurs du savoir affirment que le travail à distance augmente le besoin d'être un meilleur communicateur.

De plus, les gens ont du mal à rester en contact avec leurs collègues et 45 % des employés déclarent que leurs relations personnelles ont souffert en raison du travail hybride. Cette expérience varie selon la génération, avec 59 % de la génération Z, 48 % de la génération Y, 45 % de la génération X et 28 % des baby-boomers qui disent la même chose.

62 % des travailleurs affirment que de meilleures compétences en communication sont nécessaires pour favoriser la diversité et l'inclusion. Cela est particulièrement vrai pour 75 % des travailleurs qui s'identifient comme neurodivergents, qui déclarent qu'une communication inefficace est un obstacle à l'inclusion, alors que seulement 64 % des répondants neurotypiques sont d'accord. Et 77 % de ceux pour qui l'anglais est une langue seconde (ALS) déclarent qu'une communication inefficace est un obstacle, contre 68 % de ceux pour qui l'anglais est la langue principale.

Mais une bonne communication crée également une expérience de travail positive avec 52 % des travailleurs affirmant que la communication asynchrone rend leur travail plus flexible, 42 % déclarant qu'ils sont plus productifs et 34 % déclarant qu'ils ressentent un plus grand sentiment d'inclusion. De plus, une communication efficace est considérée comme la raison d'une plus grande satisfaction au travail pour 56 % des répondants et d'une amélioration des relations avec les collègues pour 54 %.

Tonus et confiance

Il existe de nombreux facteurs dans une communication efficace - du contenu et du ton à l'empathie, au mode et à la plate-forme - mais le ton semble être particulièrement critique. En fait, 53 % des travailleurs du savoir affirment que le ton est plus important que le contenu de la communication. Mais 71 % ont du mal à choisir les bons mots pour ne pas offenser les autres et 56 % ne sont pas sûrs de trouver le bon ton pour leur communication.

Le ton a une incidence significative sur la façon dont les gens travaillent ensemble. Si la communication a un ton positif,

• 62% répondent plus rapidement
• 57% sont plus réactifs aux demandes futures
• 48 % répondent au problème ou effectuent le travail avec une meilleure qualité
• Et 59 % perçoivent l'expéditeur de manière plus positive

Pour ceux qui se trouvent dans différents bureaux aux États-Unis, ou dans différents bureaux en dehors des États-Unis ou qui sont totalement éloignés, chacun de ces pourcentages augmente entre 3 % et 11 %.

Créer le bon ton

Trouver le ton juste est un processus délicat et un savant mélange de divers éléments de communication. Voici comment trouver le bon équilibre.

# 1 - Soyez professionnel mais amical

L'une des premières façons de trouver le bon ton est d'être professionnel, mais aussi amical. Vous devrez affiner cette approche en fonction de votre culture et de votre rôle, mais en général, les gens apprécient une salutation plutôt que de plonger directement dans votre contenu. Et un commentaire tel que "J'espère que tu vas bien" ou un bref avertissement de la météo ou de la saison peut fournir une piste positive pour un échange d'affaires.

Vous voudrez être bref, et surtout utiliser ces tactiques dans un premier message ouvrant un sujet. Mais alors vous voudrez vous concentrer sur les affaires en cours sans être trop formel. Comparez votre meilleure communication à une garde-robe d'affaires décontractée dans laquelle vous n'apparaissez pas dans votre pantalon de survêtement, mais vous n'êtes pas non plus dans un costume trois pièces. Vous vous concentrez sur les résultats que vous devez atteindre, mais avec une voix positive.

#2 – Soyez confiant mais pas arrogant

Dans votre communication, vous serez plus efficace si vous équilibrez confiance et humilité. Soyez clair et ayez un point de vue, mais demandez également des commentaires lorsque cela est approprié. Avec votre ton, faites savoir à l'expéditeur que vous avez vos propres points de vue, mais que vous appréciez également les siens, sachant que vous n'avez pas toutes les réponses.

#3 – Soyez concis mais pas sec

Vous voudrez aller droit au but dans votre communication d'affaires, mais évitez d'être bref ou brusque. Fournissez un contexte et ne présumez pas que les gens connaissent le contexte de votre communication, sauf si vous êtes sûr qu'ils le savent. Modifiez votre communication avant de l'envoyer afin de fournir suffisamment de détails sans submerger le lecteur.

Soyez également clair sur ce que vous demandez. Envisagez d'aborder le sujet au début de votre communiqué, puis de fournir plus de détails ou de contexte dans la dernière partie du message.

Parfois, ce que vous n'incluez pas est aussi important que ce que vous faites. Soyez donc sélectif dans ce que vous dites et incluez les éléments de contenu les plus critiques. De plus, n'abusez pas de l'écrit. Si une missive écrite prend plus de cinq minutes à lire, comprend plus de cinq points ou nécessite plus de cinq volées, c'est probablement mieux comme un appel rapide ou un échange verbal.

#4 – Soyez convaincant mais pas émotif

Lorsque vous êtes passionné par un sujet ou si vous êtes en colère ou frustré, faites particulièrement attention à votre réponse. Vous voudrez être convaincant en plaidant en faveur de quelque chose lorsque la situation est bonne, mais éviter d'être sur la défensive, émotif ou en colère dans ton ton. Si vous vous sentez particulièrement chargé, vous pouvez envisager d'attendre quelques heures avant d'appuyer sur envoyer ou même de dormir dessus avant de lancer votre note.

#5 – Soyez authentique mais pas inattentif

Surtout, vous voudrez être vous-même dans votre communication, tout en étant attentif à ce qui aura le plus d'impact sur le(s) destinataire(s) de votre communication. Pour quelqu'un de très axé sur les données, vous voudrez présenter les preuves, ou pour quelqu'un de plus sensible, vous pourriez passer une phrase supplémentaire sur une ligne d'échauffement. Mais n'exagérez pas et faites assurez-vous que vous êtes authentique. Considérez comment votre communication sera reçue et comment le destinataire aime le plus entendre et comprend le mieux les informations.

C'est un miracle

Bonne communication peut nouer des relations et renforcer votre crédibilité, mais vous faites face à de nombreux obstacles. Vous utilisez un mot que quelqu'un d'autre interprète négativement. Vous entendez un ton que le destinataire interprète mal. Vous retardez votre réponse et votre collègue émet des hypothèses erronées sur la raison pour laquelle vous l'avez fait. Et avec la communication écrite, il vous manque tous les indices et indices non verbaux. C'est un peu un miracle que nous soyons capables de communiquer du tout quand vous réfléchissez aux barrières.

Mais l'intentionnalité aide. Lorsque vous prenez votre temps pour bien communiquer, tenez compte de votre public et aussi relisez et modifiez, vous en récolterez les bénéfices.

De plus, lorsque vous êtes le destinataire de la communication, vous pouvez également accorder à l'expéditeur le bénéfice du doute - connaissant les obstacles, vous pouvez regarder au-delà des mots littéraux et écouter les intentions positives.

L'intention n'est pas la même chose que l'impact

Vous avez entendu dire que l'intention n'est pas synonyme d'impact et cela est particulièrement vrai avec la communication écrite, la communication asynchrone et la communication à distance. Mais cela en vaut la peine de faire des efforts pour nouer des relations, développer votre crédibilité et réussir brillamment votre travail.