Moins de réunions peuvent-elles inverser l'abandon silencieux ? La recherche dit "oui"

L'exigence du "zéro meeting" est devenue une monnaie d'échange pour les salariés envisageant de changer d'emploi, selon un nouvelle étude de la société de logiciels Otter.ai et de l'Université de Caroline du Nord à Charlotte. Les participants ont déclaré avoir trop de réunions sur leurs calendriers, ce qui les rend « ennuyés » et « frustrés ».

Dans d'autres nouvelles… l'eau est droit.

Les réunions internes sont un domaine délicat depuis plus d'une décennie, mais l'influence exercée par les employés au milieu de la démission massive devrait motiver les dirigeants à réexaminer cet aspect de leur organisation. En tant qu'expert en milieu de travail avec plusieurs livres et un conférence TED sur la simplification, le « zéro meeting » est mon cri de ralliement depuis des années.

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A travers le processus de recherche Pourquoi Simple Wins, j'ai découvert que la complexité du lieu de travail provenait de deux sources : l'organisation elle-même ainsi que employés individuels. La complexité organisationnelle est liée aux réglementations de l'industrie, ainsi qu'au nombre de personnes, d'étapes, de décisions et de points de données nécessaires pour faire quelque chose de significatif dans votre entreprise. Par exemple, le nombre d'approbations dans votre processus d'embauche ou les exigences de conformité pour la gestion des données des consommateurs au Royaume-Uni ou en Corée du Sud.

La complexité individuelle, quant à elle, fait référence à la bureaucratie créée par une personne ou une seule organisation. Un cas réel est ce vice-président qui tient une réunion hebdomadaire de cinq heures ou l'unité commerciale avec un talent particulier pour les PowerPoint contenant plus de 200 diapositives.

Dans votre propre entreprise, les réunions sont influencées par la culture organisationnelle ainsi que par les personnes qui les animent et y assistent. Pour éliminer la complexité des réunions que vous dirigez ou auxquelles vous assistez, répondez aux six affirmations suivantes par « Constamment », « Parfois », « Rarement » ou « Jamais ».

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1. Je passe 20 % ou moins de mon temps chaque semaine dans des réunions/appels improductifs.

2. Je dirige/encourage mon équipe à fonctionner dans un souci de simplification.

3. Les réunions que j'anime commencent et se terminent à l'heure.

4. Les réunions de mon organisation ont un objectif et un ordre du jour clairs.

5. Seules les personnes essentielles sont invitées aux réunions auxquelles j'assiste.

6. Je me sens à l'aise de refuser des invitations à des réunions ou de déléguer la participation à quelqu'un d'autre.

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Calculez votre total en utilisant le tableau de bord suivant pour chaque réponse :

· Constamment = 0

· Parfois = 1 point

· Rarement = 2 points

· Jamais = 3 points

Si tu as compté 1 à 4 points, recherchez des opportunités pour simplifier les réunions dans votre organisation. À l'heure actuelle, cet aspect de votre quotidien est fonctionnel, mais au moins une réponse "Jamais" ou "Rarement" crée de la complexité. Examinez cette zone et corrigez-la maintenant pour éviter toute contamination dans d'autres aspects de l'entreprise.

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Si votre total est 5 à 9 points, les réunions de votre organisation présentent des symptômes de complexité et, si rien n'est fait, elles se propageront probablement à d'autres aspects des opérations. Envisagez d'effectuer immédiatement un audit des réunions pour déterminer quelles réunions sont utiles et lesquelles devraient être jetées dans un lac de feu.

Si vous avez marqué 10 à 14 points, les réunions sont une source majeure de complexité. Il est probable que le problème dépasse votre organisation et s'étende à l'ensemble de l'entreprise. La complexité affectant tout, des réunions de statut et des séances de remue-méninges à la planification et à la prise de décision, votre entreprise est vraisemblablement bloquée en première vitesse sur plusieurs fronts.

Enfin, si vous calculez une somme de 15 ou plus, les réunions ont atteint des niveaux dangereux de complexité. Même si les ressources de l'entreprise sont gaspillées à un rythme alarmant, les employés ont accepté le statu quo. Les gens sont résignés à une mentalité d'abandon silencieux ou ils essaient activement de saboter les agents du changement. Quoi qu'il en soit, l'état de vos réunions nécessite une attention immédiate.

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Maintenant, partagez les six déclarations et le diagnostic avec vos équipes et demandez-leur de générer les raisons probables pour lesquelles la complexité a détourné les réunions - et proposez des idées de simplification. Planifiez une session pour discuter à la fois des raisons et des solutions, qui doivent être saisies sur un tableau blanc.

Après avoir débattu de la faisabilité des solutions, votez sur les trois à mettre en œuvre immédiatement - et faites-le. Des exemples de solutions pourraient inclure "limiter les réunions à huit participants ou moins" ou "chaque invitation à une réunion doit inclure un ordre du jour" et "s'engager à des vendredis sans réunion". Pour éviter un retour aux affaires comme d'habitude, envisagez de créer un mantra de réunion avec ces attentes et de le partager dans toute l'entreprise.

Si vous avez besoin de valider cette nouvelle approche à l'échelle de l'entreprise, incluez un rappel que les réunions coûtent cher. Réduire ou éliminer les réunions inutiles améliorera non seulement le moral des employés et stimulera la rétention, mais aussi aide les organisations à réduire considérablement leurs coûts. Pour les entreprises de 100 employés, les économies sont d'environ 2.5 millions de dollars par an et pour les entreprises de 5000 100, ce chiffre passe à plus de XNUMX millions de dollars.

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Examiner la façon dont les réunions sont menées dans votre organisation et éliminer celles qui ont perdu leur utilité peut aider à fidéliser les employés et orienter l'entreprise vers une productivité plus élevée. Encouragez votre équipe à refuser toute réunion sans objectif clair, décideur ou ordre du jour et récompensez les employés qui font constamment preuve de courage dans ce domaine. Continuez à remettre en question les nouvelles réunions et à rationaliser les réunions en cours et vous assisterez à une évolution de l'abandon silencieux vers une méthode de travail plus intelligente et plus simple.